PROSES PENERBITAN NASKAH JURNAL ILMIAH dengan OPEN JOURNAL SYSTEM (OJS)

PRAKTEK 1: Menetapkan Peran Pengguna OJS

Ø  MANAJER JURNAL  menetapkan  peran  setiap anggota redaksi  jurnal. Di  bawah  ini  contoh pembagian peran pengguna dalam OJS.

NO	PERAN	NAMA	USERNAME	PASSWORD	EMAIL
1	Administrator	Nama 1	admin admin	admin2015 baca2015	admin@latih.com
2	Manajer Jurnal	Nama 2	wahid1	wahid1	mamaz_wait@yahoo.com
3	Editor	Nama 3	editor1	editor1	editor1@yahoo.com
		Nama 4	editor2	editor2	editor2@yahoo.com
4	Editor Bagian	Nama 5	ebag1	ebag1	ebag1@yahoo.com
		Nama 6	ebag2	ebag2	ebag2@yahoo.com
5	Reviewer	Nama 7	revie1	revie1	revie1@yahoo.com
		Nama 8	revie2	revie2	revie2@yahoo.com
6	Copy Editor	Nama 9	cotor1	cotor1	cotor1@yahoo.com
7	Layout Editor	Nama 10	layto1	layto1	layto1@yahoo.com
8	Proofreader	Nama 11	proof1	proof1	proof1@yahoo.com
8	Manajer Langganan	Nama 12	malang1	malang1	malang1@yahoo.com
9	Editorbagian	Nama 13	gabung1	gabung1	gabung1@yahoo.com
10	copyeditor	Nama 14	gabung2	gabung2	gabung2@yahoo.com
11	Penulis	Nama 15	penu1	penu1	penu1@yahoo.com
		Nama 16	penu2	penu2	penu2@yahoo.com
12	Pembaca	Nama 17	pemb1	pemb1	pemb1@yahoo.com

Ø  Lihat daftar peran pengguna OJS di bawah ini.

Ø  Satu orang dapat memiliki peran ganda, berdasarkan ketetapan dewan redaksi.

Ø  Setiap  peran  harus  bekerja  sesuai  dengan  tugas  dan  wewenangnya masing-masing,  serta memperhatikan waktu kerja (job time) guna efektivitas waktu penerbitan naskah.

PRAKTEK 2: Penerbitan Naskah Jurnal

Ø  Penerbitan  naskah  jurnal  ada  dua,  yaitu  penerbitan  sistem  cepat  (quick  submit)  dan penerbitan naskah baru. Penerbitan naskah sistem cepat dilakukan oleh MANAJER JURNAL dan dijadwalkan oleh EDITOR. Sementara itu, penerbitan naskah baru dimulai dari upload naskah oleh PENULIS dan publikasi naskah oleh EDITOR, serta konfirmasi penerbitan naskah dari EDITOR ke penulis, pembaca, dan anggota dewan redaksi.

Ø  Penerbitan naskah baru dilakukan dengan tahapan sebagai berikut.

Sumber: Pengelolaan Jurnal Ilmiah Elektronik (e-Journal): Pengenalan Open Journal System (Riyanto, 2015)

Ø  Cermati setiap tahapan di atas. Setiap proses penerbitan naskah setiap peran akan terekam

(bukti history).

>>>> Penerbitan Naskah Sistem Quick Submit

Ø  Dilakukan oleh MANAJER JURNAL dan khusus untuk naskah yang sudah terbit (back issue), cover  terbitan  (depan-belakang),  halaman  depan  jurnal  (halaman  judul,  kebijakan  jurnal,

halaman redaksi, halaman daftar isi), indeks terbitan, dsb.

Sumber: MEVJournal (http://www.mevjournal.com/index.php/mev/issue/view/15)

Ø	Login dengan username dan password yang telah aktif sebagai MANAJER JURNAL.
Ø	MANAJER   JURNAL   upload   naskah   (back   issue)   melalui   Halaman   Manajemen Impor/Ekspor Data. Setelah itu, pilih Plugin Quick Submit.	menu

Ø  Isi dan upload naskah pada database bibliografi naskah. MANAJER JURNAL harus memastikan terlebih dahulu Jadwal Penerbitan Naskah Jurnal (Vol,No,Bulan,Tahun), apakah sudah dibuat oleh EDITOR atau belum? Jika belum, maka harus mengkonfirmasi EDITOR untuk menetapkan

jadwal penerbitan naskah.

Ø  Setelah isian bibliografi naskah dilengkapi, klik Simpan dan Lanjutkan. Untuk memastikan naskah sudah terbit atau belum, cek menu Arsip/Archive. Jika naskah sudah muncul di menu Arsip/Archive, maka selesai. Jika belum, maka harus dilakukan edit naskah galley (akhir) oleh EDITOR.

Ø  EDITOR melakukan edit naskah galley dan rekam naskah sesuai Jadwal Penerbitan Naskah

Jurnal yang telah ditetapkan.

Ø  Pada contoh di atas, EDITOR melakukan revisi judul Label (format file) MSWORD menjadi PDF.

Jika sudah benar, kemudian rekam dan klik Daftar Isi.

Ø  Cek ulang di menu Arsip/Archive, jika sudah muncul seperti contoh di bawah ini berarti sudah

berhasil.

>>>> Penerbitan Naskah Baru

TAHAP 1 [PENULIS]: Melakukan Submit Naskah ke Database E-Journal

§    Harus melakukan registrasi terlebih dahulu ke sistem e-journal.

§    Login dengan username dan password yang telah aktif, dan mulai dengan Klik Disini.

§    PENULIS perlu memperhatikan 5 tahapan dalam penyerahan naskah baru, yaitu:

Ø  Mulai Penyerahan Naskah (pilih bagian jurnal; checklist ketentuan penulisan naskah dan ketentuan hak cipta, beri catatan buat editor [jika ada]). Setelah itu, klik Simpan dan Lanjutkan.

Ø  Mengunggah Naskah, upload naskah yang akan disubmit (format Ms.Word) dan klik

Unggah dan Simpan dan Lanjutkan.

Ø Memasukkan Metadata Naskah, isi dan lengkapi biodata penulis/pengarang, judul naskah dan abstrak, isi bidang ilmu naskah (jika ada), lembaga pendukung/sponsor (jika ada), dan catatan penulisan referensi naskah (jika ada), kemudian klik Simpan dan Lanjutkan.

Ø Mengunggah File Tambahan, jika ada file tambahan naskah silakan di-upload (file tambahan, seperti biodata penulis (CV), data kajian, ucapan terima kasih, atau data lain yang dianggap penting untuk disampaikan ke redaksi). Jika dianggap cukup, klik Simpan dan Lanjutkan.

Ø  Mengonfirmasi   Penyerahan   Naskah,   klik   Penyerahan   Selesai.   Jika   sudah,   klik

Penyerahan Aktif hingga muncul tampilan ini.

TAHAP 2 [EDITOR]: Mendistribusikan Naskah ke Editor Bagian

§    Login dengan username dan password yang telah aktif.

§    EDITOR mengecek naskah yang di-submit oleh penulis, pada menu Belum Ditugaskan. Jika dianggap sudah sesuai dengan topik jurnal dan sistematika penulisan naskah, langsung diidistribusikan ke EDITOR BAGIAN. Tetapi, jika belum sesuai langsung dikonfirmasikan ke penulis  (dengan  memberitahukan  alasannya  secara  jelas).  Untuk  memastikan  isi  naskah,

silakan membuka naskah.

§    Dalam proses penerbitan naskah, EDITOR perlu mengecek hal-hal berikut ini.

§    Pilih EDITOR BAGIAN sesuai dengan bidang ilmu naskah (yang menjadi keahliannya) dan kirim

email ke EDITOR BAGIAN [misalnya dengan subjek: Tugas Editorial].

TAHAP 3 [EDITOR BAGIAN]: Mendistribusikan Naskah ke Reviewer

§    Login dengan username dan password yang telah aktif.

§    EDITOR BAGIAN secara tugas dan fungsi umum memiliki peran yang sama dengan EDITOR, yaitu:

§    Mengecek naskah yang dikirim oleh EDITOR dengan membuka file naskah. Jika sudah sesuai, mendistribusikan naskah dan menugaskan REVIEWER untuk review naskah.

§    Menetapkan REVIEWER.

§    Memberikan  tugas  review  naskah  ke  REVIEWER  melalui  email,  dengan  menginformasikan batas  waktu  review  naskah  dan  mengisi  form  penilaian  review  naskah  (sebagai  bahan

keputusan naskah diterima atau dikembalikan ke penulis/ditolak).

TAHAP 4 [REVIEWER]: Melakukan Review Naskah

§    Login dengan username dan password yang telah aktif.

§    REVIEWER melakukan review terhadap isi isi dan substansi naskah (kualitas naskah).

§    Setelah  melihat  dan  membaca  naskah,  REVIEWER  dapat  menjawab  dua  hal,  yaitu  akan melakukan mereview atau tidak bisa melakukan review.

§    Jika bersedia, kirim email ke EDITOR BAGIAN (subjek: Bisa Mereview).

§    Buka naskah dan mulai proses review naskah (ingat batas waktu review dan mengisi Form

Penilaian Review Naskah).

§    Isi Form Review Naskah.

§    Upload naskah hasil review dan buat keputusan hasil review.

§    Jika diterima, pilih Terima Penyerahan dan serahkan hasil review kepada EDITOR BAGIAN via-

email (subjek: Review Artikel Selesai).

TAHAP 5 [EDITOR BAGIAN]: Mengecek Hasil Review Naskah

§    Login dengan username dan password yang telah aktif.

§    Cek naskah hasil review naskah.

§    Cek dan buka naskah hasil review, kemudian kirim ucapan terimakasih ke REVIEWER (status:

Diketahui).

§    Menginstruksikan PENULIS untuk memperbaiki naskah hasil review (disertai informasi batas

waktu pengembalian naskah).

TAHAP 6 [PENULIS]: Perbaikan Naskah Hasil Review

§    Login dengan username dan password yang telah aktif.

§    Mulai perbaikan naskah hasil review (status naskah: Dalam Review)

§    Buka naskah review yang akan diperbaiki (sesuai catatan REVIEWER).

§    Jika sudah, upload naskah hasil perbaikan dan kirim email ke EDITOR/EDITOR BAGIAN (sebagai pemberitahuan).

TAHAP 7 [EDITOR/EDITOR BAGIAN]: Memeriksa Perbaikan Naskah Hasil Review

§    Login dengan username dan password yang telah aktif.

§    Cek dan buka naskah hasil perbaikan PENULIS (berdasarkan catatan REVIEWER).

§    EDITOR/EDITOR BAGIAN menugaskan COPY EDITOR untuk mengecek susunan dan kosa kata, kalimat, paragraf, kutipan, dan daftar pustaka.

§    Pilih COPY EDITOR untuk melakukan copy edit naskah.

§    Setelah menugaskan COPY EDITOR, upload yang akan di copy edit.

TAHAP 8 [COPY EDITOR]: Melakukan Copy Edit Naskah Hasil Perbaikan Penulis

§    Login dengan username dan password yang telah aktif.

§    COPY EDITOR melakukan copy edit (kosa kata pada kalimat/paragraf) terhadap naskah yang sudah diperbaiki PENULIS (berdasarkan catatan REVIEWER).

§    Buka naskah yang akan di-copy edit (status: Aktif)

§    Dowload naskah yang akan di copy edit.

§    Kirim naskah hasil copy edit ke PENULIS dan EDITOR BAGIAN.

1)   Jika ada perbaikan naskah (hasil copy edit), PENULIS membuka file naskah copy edit.

Jika sudah diperbaiki, klik LENGKAP, dan naskah dikirim ulang ke COPY EDITOR dan EDITOR BAGIAN (mengetahui). Setelah itu COPY EDITOR mengecek perbaikan hasil copy edit PENULIS

2)   COPY EDITOR membuka naskah hasil perbaikan penulis.

3)   Jika hasil copy edit telah selesai, COPY EDITOR mengirim naskah ke EDITOR BAGIAN untuk

proses layout naskah oleh LAYOUT EDITOR.

TAHAP 8 [EDITOR BAGIAN]: Mendistribusikan Naskah Hasil Copy Edit ke Layout Editor

§    Login dengan username dan password yang telah aktif.

§    Kirim naskah copy edit akhir ke LAYOUT EDITOR.

§    Setelah menugaskan LAYOUT EDITOR, upload naskah hasil copy edit akhir dan kirim

permintaan layout.

TAHAP 9 [LAYOUT EDITOR]: Melayout Naskah Pracetak (Galley)

§    Login dengan username dan password yang telah aktif.

§    Buka naskah dan layout sesuai template naskah jurnal.

§    Setelah di-layout, naskah galley awal dikirim ke EDITOR BAGIAN (naskah dalam format PDF).

TAHAP 10 [EDITOR BAGIAN]: Mengecek Naskah Galley Hasil Layout

§    Login dengan username dan password yang telah aktif, dan cek naskah galley awal.

§    Jika sudah benar, upload naskah galley dan kirim ke LAYOUT EDITOR.

>>> LAYOUT EDITOR – EDITOR BAGIAN (menyiapkan naskah final (proofread).

§    LAYOUT EDITOR memperbaiki naskah galley hasil koreksi dari EDITOR BAGIAN dan mengirim naskah kembali ke EDITOR BAGIAN.

§    EDITOR BAGIAN meng-upload naskah galley akhir (sebagai bahan proofread).

§    Jika sudah sesuai, EDITOR BAGIAN mendistribusikan naskah galley akhir ke PROOF READER

-     LAY OUT EDITOR membuka naskah, jika sesuai, konfirmasikan hasil proofread naskah ke

EDITOR BAGIAN.

-     PENULIS membuka naskah, jika sesuai, konfirmasikan hasil proofread naskah ke EDITOR BAGIAN.

-     PROOF READER (anggota dewan redaksi yang ditugaskan) membuka naskah, jika sesuai konfirmasikan hasil proofread naskah ke EDITOR BAGIAN.

§    EDITOR BAGIAN menyampaikan ke EDITOR bahwa proofread naskah galley akhir sudah selesai,

dan siap untuk dijadwalkan penerbitannya.

TAHAP 10 [EDITOR]: PENJADWALAN PENERBITAN NASKAH

§    Login dengan username dan password yang telah aktif.

§    Buat jadwal penerbitan naskah (klik Buat Terbitan Baru).

§    Tetapkan jadwal penerbitan naskah (Vol, No, Bulan, Tahun).

§    EDITOR memilih keputusan penerbitan naskah.

§    EDITOR menetapkan penjadwalan penerbitan naskah.

§    Jika sudah sesuai, klik rekam dan daftar isi.

§    Lengkapi halaman naskah (halaman awal-akhir setiap artikel).

§    EDITOR mengumumkan bahwa naskah sudah terbit, baik ke penulis, anggota dewan redaksi, maupun pihak lain yang terhubung online database e-journal.

§    Atur susunan naskah dalam 1 nomor terbitan (masuk menu: Terbitan Terdahulu)

1)   Mengatur jurnal dalam satu nomor terbitan.

2)   Mengatur naskah dalam satu nomor terbitan.

CATATAN PENTING

1.  PENULIS

v  PENULIS dapat men-submit naskah secara mandiri ketika sudah terdaftar aktif di database e-journal. Pendaftaran peran sebagai penulis dapat dilakukan sendiri atau menghubungi sekretariat redaksi (MANAJER JURNAL) untuk registrasi.

v Sebelum  meng-upload  dan  mengirim  naskah  ke  redaksi  jurnal,  PENULIS  harus memperhatikan ketentuan  dan persyaratan penulisan naskah serta mengikuti template naskah yang telah ditetapkan.

v  PENULIS berhak mengetahui secara jelas setiap informasi dari proses penerbitan naskah,

mulai dari hasil review, copy edit, layout, dan publikasi naskah.

v  Apabila naskah diterima, PENULIS harus mengikuti ketentuan editorial naskah.

2.   DEWAN REDAKSI

-     MANAJER  JURNAL  (Pemimpin  Redaksi/Editor  in  Chief)  harus  menetapkan  peran  setiap anggota dewan  redaksi dan  menjelaskan  tugas dan tanggung jawabnya masing-masing (Editor—Editor Bagian—Reviewer—Copy Editor—Layout Editor—Proof Reader).

-     Setiap PERAN harus telah terdaftar dan dapat login dengan username dan password yang telah aktif.

-     Setiap  PERAN  harus  mengetahui  setiap  fungsi  menu  atau  ruas  isian bibliografi  naskah dalam sistem e-journal versi OJS.

-     Keputusan naskah diterima atau dikembalikan ke penulis (ditolak) adalah hak prerogatif

REVIEWER (MITRA BESTARI). Apabila anggota dewan redaksi merasa keberatan dengan keputusan REVIEWER, dapat langsung menanyakan alasan penolakannya secara jelas.

-     Setiap penugasan proses editing, review, copy edit, layout, atau proofread harus disertai

naskah lengkap (full text) dan memberikan pernyataan yang jelas terhadap proses yang sedang berlangsung ke PERAN yang bersangkutan.

-     Sebelum  naskah  dipublikasikan,  PROOF  READER  harus  mengecek  keseluruhan  isi  dan susunan naskah galley akhir. PROOF READER terdiri atas EDITOR, EDITOR BAGIAN, COPY EDITOR, LAYOUT EDITOR, PENULIS. Minimal PROOF READER (1 orang dari anggota dewan redaksi), PENULIS, dan LAYOUT EDITOR).

-     PROOF READER menyampaikan hasil naskah akhir siap terbit dan cetak ke EDITOR BAGIAN.

-     Naskah galley akhir yang akan diterbitkan harus dalam format PDF (harus dipastikan oleh

EDITOR), sebelum ditetapkan jadwal penerbitannya.

-     MANAJER JURNAL dapat melengkapi susunan naskah jurnal, seperti menambahkan cover terbitan, halaman kebijakan, daftar isi, indeks naskah, dsb.) dan dicek ulang oleh EDITOR.

-     ANGGOTA DEWAN REDAKSI perlu mengarsipkan hasil pekerjaan penerbitan naskah

(historical review)—untuk kepentingan akreditasi jurnal online.

View publication stats